Κυριακή, 6 Ιουλίου 2014

Και τώρα τι θα γένουμε χωρίς ανανεωτήρια;

1a


— Γιατί μέσα στην Σύγκλητο μια τέτοια απραξία;
   Τι κάθοντ’ οι Συγκλητικοί και δεν νομοθετούνε;

   Γιατί οι βάρβαροι θα φθάσουν σήμερα.
   Τι νόμους πια θα κάμουν οι Συγκλητικοί;
   Οι βάρβαροι σαν έλθουν θα νομοθετήσουν.

   Γιατί ενύχτωσε κ’ οι βάρβαροι δεν ήλθαν.
        Και μερικοί έφθασαν απ’ τα σύνορα,
        και είπανε πως βάρβαροι πια δεν υπάρχουν.

                                [ ...]
  Και τώρα τι θα γένουμε χωρίς βαρβάρους.
  Οι άνθρωποι αυτοί ήσαν μια κάποια λύσις.

“Περιμένοντας τους Bαρβάρους”, Κ.Π. Καβάφης

Όπως όλοι ξέρουμε, με το νόμο 4261/5-5-2014 άρθρ. 169, άλλαξε ο τρόπος που συνεργάζεστε με τις Ασφαλιστικές Εταιρείες, κυρίως όσον αφορά τα ανανεωτήρια γενικών κλάδων και ιδιαίτερα του κλάδου αυτοκινήτου. Πλέον οι Ασφαλιστικές Εταιρείες δεν εκδίδουν εκ των προτέρων τις ανανεώσεις, μια και για να εκδοθεί η ανανέωση ενός ασφαλιστηρίου πρέπει αυτό να έχει εξοφληθεί. Συνεπώς, δεν έχετε πλέον στη διάθεσή σας τα ανανεωτήρια του επόμενου διαστήματος για να ενημερώσετε τους πελάτες. Επίσης, δεν αποστέλλονται πρόσθετες πράξεις ακύρωσης για ανανεωτήρια, που δεν εξοφλήθηκαν.
Αντί για ανανεωτήρια, οι εταιρείες εκδίδουν ειδοποιητήρια πληρωμής ασφαλίστρων, αν και αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την εταιρεία. Εφόσον αυτά πληρωθούν εντός δεδομένης προθεσμίας - που επίσης διαφέρει ανά εταιρεία - εκδίδεται το ανανεωτήριο. Αν το ειδοποιητήριο πληρωθεί εκπρόθεσμα - κατά κανόνα - εκδίδεται νέο συμβόλαιο. Οπότε, τόσο η είσπραξη των ασφαλίστρων, αλλά σε αρκετές περιπτώσεις και η απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία, γίνεται στο επίπεδο του παραστατικού της ειδοποίησης πληρωμής.
 Η εταιρεία μας, σταθερά προσηλωμένη στην ποιότητα της εφαρμογής Insurance.Office, αντιμετωπίζει αυτή την αλλαγή των διαδικασιών με τρόπο που να προσεγγίζει το πρόβλημα όσο το δυνατόν πιο κοντά στο τι γίνεται στην πραγματικότητα: Δημιουργήσαμε ένα νέο είδος παραστατικού: τύπου «ειδοποίηση πληρωμής». Σε αυτό το post θα εξηγήσουμε πως τα χρησιμοποιούμε.

Τι κόστος έχει;

Είναι standard λειτουργικότητα Ο Γελαστούλης κλείνει το μάτι Αν έχετε ενεργό συμβόλαιο συντήρησης θα είναι διαθέσιμη λειτουργικότητα στην επόμενη έκδοση.

Ειδοποιητήρια πληρωμής στο Insurance.Office

Όπως φαίνεται και στην ακόλουθη εικόνα, στο μενού των Συμβολαίων προστέθηκε ένα υπομενού, που αφορά τις Ειδοποιήσεις.
Για να δημιουργήσετε μια νέα ειδοποίηση πληρωμής αρκεί να επιλέξετε την εταιρεία και τον κλάδο από το μενού [Δημιουργία Ειδοποίησης]. Αλλιώς, αν θέλετε να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση πληρωμής, που αφορά συγκεκριμένο πακέτο καλύψεων, αρκεί να επιλέξετε την εταιρεία, τον κλάδο και το επιθυμητό πακέτο από το μενού [Δημιουργία από Προϊόν].
Και οι δυο αυτές επιλογές λειτουργούν με τρόπο ανάλογο των προσφορών, συμβολαίων και αιτήσεων. Οπότε, μπορείτε να συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο χρήσης στα αντίστοιχα σημεία για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες.
Για τα ειδοποιητήρια πάντως, ο αναμενόμενος τρόπος δημιουργίας είναι από υπάρχον αρχικό ή ανανεωτήριο συμβόλαιο. Αυτό ισχύει εφόσον δημιουργείτε εσείς τα ειδοποιητήρια και δεν έχετε «γέφυρα» ειδοποιήσεων πληρωμής. Οπότε ο προτεινόμενος τρόπος δημιουργίας ειδοποιήσεων πληρωμής είναι με δεξί κλικ στα αποτελέσματα αναζήτησης συμβολαίων.
Όπως θα διαπιστώσετε, μπορείτε να επιλέξετε παραπάνω από ένα συμβόλαια και να κάνετε δεξί κλικ ζητώντας «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής». Αν δεν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής» όταν πατήσετε δεξί κλικ,
1) είτε έχετε επιλέξει - εκτός από ανανεωτήρια και αρχικά συμβόλαια - και παραστατικά Πρόσθετων Πράξεων
2) ή δεν έχετε δικαίωμα δημιουργίας αιτήσεων.

Έχοντας επιλέξει τα παραστατικά για τα οποία θέλουμε να δημιουργήσουμε Ειδοποιητήρια Πληρωμής και επιλέγοντας την εν λόγω ενέργεια, η εφαρμογή μας ανοίγει μια καρτέλα Ειδοποίησης Πληρωμής για καθεμιά των ειδοποιήσεων που θα δημιουργηθούν έχοντας συμπληρώσει όλα τα στοιχεία εκτός των ασφαλίστρων και του αριθμού παραστατικού. Προτείνουμε να μην επιλέγετε πάνω από 10 παραστατικά την φορά, γιατί θα μπερδευτείτε και θα καθυστερήσετε περισσότερο.

Ανακεφαλαιώνοντας, σημειώνουμε ότι μπορείτε να κάνετε μαζική δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμών μόνο εφόσον έχετε επιλέξει αρχικά συμβόλαια ή ανανεώσεις. Επίσης, αν τα παραστατικά δεν έχουν κατάσταση «Ενεργό», η εφαρμογή θα σας προειδοποιήσει με κατάλληλο μήνυμα, αλλά εφόσον πείτε ότι θέλετε να προχωρήσετε, θα το επιτρέψει. Τέλος, η εφαρμογή ελέγχει και ότι τα παραστατικά, για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις πληρωμών, δεν έχουν ήδη λήξει. Και σε αυτή την περίπτωση θα σας ειδοποιήσει κατάλληλα, αλλά και πάλι αν πείτε ότι θέλετε να προχωρήσετε, η εφαρμογή θα το επιτρέψει.  

Ειδοποιητήρια πληρωμής στην καρτέλα επαφής

Πλέον στην καρτέλα επαφής περιλαμβάνονται και τα ειδοποιητήρια πληρωμής. Ανάλογα με το status του ειδοποιητηρίου, θα μπει στα ενεργά ή στα υπόλοιπα παραστατικά. Προσοχή: Στο Ταμειακό Υπόλοιπο συνυπολογίζονται μόνο ειδοποιητήρια πληρωμής με status «Ενεργό».  

Είσπραξη Ασφαλίστρων σε ειδοποιητήριο πληρωμής

Πριν αναφερθούμε στο τρόπο είσπραξης των ειδοποιήσεων πληρωμής, θέλουμε να τονίσουμε ότι βάσει του νόμου, δεν μπορεί να εισπραχθεί ειδοποίησης πληρωμής μετά το πέρας της ημερομηνίας οφειλής. Αυτή την δικλείδα ασφαλείας, επιλέξαμε σε αυτή τη φάση να μην την εφαρμόσουμε. Ο λόγος είναι ότι δεν έχουμε δει την εφαρμογή του νόμου ακόμα στην πράξη. Περιμένουμε πάντως στο μέλλον αυτό να αλλάξει, οπότε σε κάποια από τις επόμενες εκδόσεις του Insurance.Office είναι πολύ πιθανόν να την εφαρμόσουμε.
1ος τρόπος- μέσα από την καρτέλα ειδοποιητηρίου
Καταρχήν είσπραξη ασφαλίστρων μπορεί να γίνει μέσα από την καρτέλα ειδοποιητηρίου, από το κουμπί [Είσπραξη Ασφαλίστρων], που βλέπουμε στην διπλανή εικόνα.
 
2ος τρόπος- με δεξί κλικ σε αποτελέσματα αναζήτησης ειδοποιητηρίων
Επίσης είσπραξη ασφαλίστρων στην ειδοποίηση πληρωμής μπορεί να γίνει ως ενέργεια σε επιλεγμένα ειδοποιητήρια με δεξί click «Δημιουργία Ειδοποιητηρίων Πληρωμής», όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα.  
3ος τρόπος- από τα ανείσπρακτα
Επίσης μπορούμε να κάνουμε είσπραξη ασφαλίστρων στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, μέσω της οθόνης «Ανείσπρακτα Ασφάλιστρα». Όπως μπορείτε να δείτε στην παρακάτω εικόνα, στην οθόνη αναζήτησης ανεισπράκτων έχουν προστεθεί και παραστατικά τύπου “Ειδοποιητήρια πληρωμής”. Επίσης στα αποτελέσματα αναζήτησης ανεισπράκτων έχει προστεθεί η κολώνα με το είδος του παραστατικού ώστε να είναι ξεκάθαρο το τι εισπράττετε. Κατά τα γνωστά, η είσπραξη γίνεται με δεξί κλικ πάνω στην εγγραφή του παραστατικού που θέλουμε να εισπράξουμε.

Απόδοση Ασφαλίστρων σε ειδοποιητήριο πληρωμής

1ος τρόπος – με δεξί κλικ στα αποτελέσματα αναζήτησης ειδοποιητηρίων επιλέγοντας “εκκαθάριση εταιρείας”
Η απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία (εφόσον βέβαια το εισπρακτικό δεν το έχει η ασφαλιστική εταιρεία) μπορεί να γίνει ως ενέργεια στην αναζήτηση ειδοποιήσεων πληρωμής: «Εκκαθάριση εταιρείας». Εν έχετε επιλέξει παραπάνω από ένα παραστατικά, η εκκαθάριση θα αφορά τα συγκεκριμένα παραστατικά μόνο.
Μεταξύ των πεδίων που περιλαμβάνονται στην εκκαθάριση είναι τα:
  • Μικτά
  • Προκαταβολή. Θα είναι πάντα κενό στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής
  • Ποσό είσπραξης. Αναφέρεται το ποσό που έχει εισπραχθεί στην συγκεκριμένη ειδοποίηση πληρωμής
  • Ποσό εκκαθάρισης. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής είναι πάντα το ποσό είσπραξης.
  • % Ασφαλίστρου. Θα είναι πάντα 100% εφόσον συμπίπτουν τα «ποσό εκκαθάρισης» και «ποσό είσπραξης»
  • Απόδοση Ασφ/τρα. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης.
  • Μικτά προς Απόδοση, υπόλοιπο. Στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης.
Τα πεδία:
  • Προμήθεια
  • Προμήθεια υπόλοιπο
  • Προμήθεια προς είσπραξη
Θα είναι κενά στην περίπτωση των ειδοποιήσεων πληρωμής, καθώς δεν υπολογίζονται προμήθειες στο επίπεδο των ειδοποιήσεων πληρωμής.
  • Προς Απόδοση. Είναι το ποσό που πρέπει να αποδοθεί στην εταιρεία. Σε αυτή την περίπτωση θα είναι πάντα το ποσό είσπραξης
Για να κάνουμε την εκκαθάριση (δηλαδή για να αποδώσουμε τα ασφάλιστρα στην εταιρεία, μια και δεν έχουμε εισερχόμενες προμήθειες σε αυτό το επίπεδο), αρκεί να επιλέξουμε τα ειδοποιητήρια που θέλουμε να εκκαθαρίσουμε και να το κάνουμε με δεξί κλικ. Η εφαρμογή θα σας ρωτήσει αν θέλετε να εκδώσετε απόδειξη και θα προχωρήσει στην εκκαθάριση. Όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή θα σας ενημερώσει για την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας, όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα.
 
2ος τρόπος – από την αναζήτηση προγραμματισμένων πληρωμών
Επίσης απόδοση των ασφαλίστρων στην εταιρεία (εφόσον βέβαια το εισπρακτικό δεν το έχει η ασφαλιστική εταιρεία) μπορεί να γίνει και από την αναζήτηση Προγραμματισμένων Πληρωμών.
  Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε στα κριτήρια αναζήτησης να ορίσετε ως:
  • Δικαιούχο: «Ασφαλιστική»
  • Ημ/νια Παραστατικού: «Μέγιστη Ημ. Απόδοσης Ασφαλίστρου & Ειδοποιήσεις»
  • Και στο πεδία Είδος Παραστατικού: «Ειδοποίηση πληρωμής» που προστέθηκε σε αυτή την έκδοση
Η απόδοση των ασφαλίστρων (δηλαδή οι πληρωμές) γίνονται κατά τα γνωστά.  

Ανανέωση συμβολαίου από το ειδοποιητήριο πληρωμής

Για ευκολία δίνουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε το ανανεωτήριο μέσα από την καρτέλα του ειδοποιητηρίου πληρωμής. Στην παρακάτω εικόνα βλέπετε ότι στην καρτέλα ειδοποιητηρίου, υπάρχει το κουμπί της ανανέωσης [Ανανεωτήριο].

Προσοχή: Αν το κουμπί [Ανανεωτήριο] δεν είναι ενεργό:
α) είτε το Ειδοποιητήριο Πληρωμής δεν είναι εισπραγμένο,
β) είτε δεν έχει προκύψει από αρχικό ή ανανέωση, ώστε να ξέρει ποιό συμβόλαιο πρέπει να ανανεωθεί (αυτό το βλέπουμε εύκολα από το πάνω μέρος της καρτέλας όπου λέει: «Ειδοποίηση πληρωμής για την ανανέωση του 1307054427»). Αν είναι η δεύτερη περίπτωση, που σημαίνει ότι φτιάξατε ένα ειδοποιητήριο πληρωμής «στον αέρα», μπορείτε να καταχωρήσετε την ανανέωση και εκ των υστέρων να την συνδέσετε με το ειδοποιητήριο πληρωμής.  

Το οικονομικό κύκλωμα των ειδοποιητηρίων πληρωμής

Όταν καταχωρείται μια ανανέωση, αν βρεθεί ειδοποίηση πληρωμής, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί ή πληρωθεί στο επίπεδο της ειδοποίησης πληρωμής αφαιρούνται από τις Προγραμματισμένες Εισπράξεις και Πληρωμές. Συνεπώς:
για την είσπραξη Ασφαλίστρων
Αν έχει εισπραχθεί το ειδοποιητήριο, όταν καταχωρηθεί η ανανέωση, το προς είσπραξη ασφάλιστρο θα είναι μηδέν. Για τους χρήστες με εμπειρία σε εισπράξεις ασφαλίστρων στο επίπεδο των αιτήσεων, ο τρόπος λειτουργίας είναι απολύτως ανάλογος. Αν δεν έχει εισπραχθεί το ασφάλιστρο στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, το ποσό που θα καταχωρηθεί ως χρωστούμενο στο ανανεωτήριο θα είναι τα μικτά (όπως γινόταν ως τώρα).
για την απόδοση Ασφαλίστρων στην εταιρεία
Αν έχει αποδοθεί το ασφάλιστρο στην εταιρεία στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου -όπως προβλέπεται- όταν καταχωρηθεί το ανανεωτήριο, τα ασφάλιστρα προς απόδοση στην εταιρεία θα είναι μηδέν. Οπότε ουσιαστικά θα έχουν απομείνει οι εισερχόμενες και τυχόν εξερχόμενες προμήθειες για τακτοποίηση. Αν δεν έχει αποδοθεί στην εταιρεία το ασφάλιστρο στο επίπεδο του ειδοποιητηρίου, η εφαρμογή θα υπολογίσει ασφάλιστρα προς απόδοση στην εταιρεία όταν καταχωρηθεί το ανανεωτήριο.  

Τι να κάνω με τα ειδοποιητήρια που δεν εισπράχθηκαν;

Σας προτείνουμε να αλλάζετε το status των ειδοποιήσεων που δεν εισπράχθηκαν σε «ακυρωμένο». Μαζική αλλαγή κατάστασης στα ειδοποιητήρια μπορείτε να κάνετε με δεξί κλικ στα αποτελέσματα αναζήτησης ειδοποιήσεων πληρωμής. Σημειώνουμε ότι τα ειδοποιητήρια με status «ενεργό», προστίθενται στα τυχόν ασφάλιστρα του πελάτη που βλέπουμε στο κάτω δεξί μέρος της καρτέλας της επαφής. Οπότε αν το ειδοποιητήριο δεν εισπραχθεί, πρέπει να του αλλάξετε το status, για να μην το θεωρεί η εφαρμογή ως οφειλόμενο. Εναλλακτικά μπορείτε και να τα διαγράφετε. Αν και καλό είναι να τα συντηρείτε, ώστε να είναι ξεκάθαρο ότι ο πελάτης δεν πλήρωσε το ειδοποιητήριο και συνεπώς ακυρώθηκε το συμβόλαιο του.

 

4280656-316576-final-notice-stamp-shows-outstanding-payment-due Αν αντέξατε να διαβάζετε μέχρι εδώ, ελπίζουμε να καταλάβατε ότι προσπαθήσαμε - για μια ακόμα φορά - να προσεγγίσουμε το πρόβλημα από την σκοπιά του χρήστη, δηλαδή της ευχρηστίας.

















































Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου