Κυριακή, 1 Μαΐου 2011

Συγχρονισμός με το Outlook


Το Insurance.Office, επιμένοντας σταθερά στην προσέγγισή μας για όσο το δυνατόν μεγαλύτερη διαλειτουργικότητα και συνέργεια με διαδεδομένα εργαλεία της καθημερινότητας των χρηστών του, προσφέρει συγχρονισμό με το Microsoft Outlook©. Ο συγχρονισμός γίνεται ως προς δυο «αντικείμενα»:
1. τις επαφές και,
2. τις προγραμματισμένες επικοινωνίες
Τα οφέλη είναι προφανή:
Έχετε όλο το πελατολόγιο σας (ή τέλος πάντων όσες επαφές επιλέξετε) στο κινητό σας. Πως; Αφού το Microsoft Outlook© συγχρονίζει τις επαφές του με όλα τα κινητά της αγοράς, περνώντας το πελατολόγιο στο Microsoft Outlook© μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα «καλούδια» του Microsoft Outlook©.
Θέλετε να φύγετε για να πάτε σε ραντεβού με πελάτες και δεν θέλετε να σημειώσετε που πάτε και πότε. Μπορείτε να συγχρονίσετε τις προγραμματισμένες επικοινωνίες που θέλετε να πάρετε μαζί σας, με τα ραντεβού του Microsoft Outlook©. Οπότε είτε Laptop πάρετε μαζί, είτε κινητό, είστε πλήρως οργανωμένοι!


«Ψήθηκα»! πως το κάνω; (How-to section)



Συγχρονισμός των επαφών του Insurance.Office με τις επαφές του Microsoft Outlook©


Από όλα τα σημεία που είναι διαθέσιμα αποτελέσματα αναζήτησης επαφών (πχ αναζήτηση επαφών ή ομάδες επαφών), υπάρχει σε δεξί κλικ διαθέσιμη η ενέργεια «Συγχρονισμός με το Outlook». Προφανώς εφαρμόζεται μόνο για τις επαφές που εσείς έχετε επιλέξει.
Η ενέργεια αυτή εισάγει τα στοιχεία των επιλεγμένων επαφών στο Microsoft Outlook© ή ενημερώνει τα στοιχεία των επιλεγμένων επαφών στο Microsoft Outlook©, εφόσον οι επαφές είναι ήδη καταχωρημένες. Επιλέγοντας «Συγχρονισμός με το Outlook» εμφανίζεται σχετικός διάλογος. Πατώντας το πλήκτρο [Yes] ξεκινάει ο συγχρονισμός των επιλεγμένων επαφών με το Microsoft Outlook©, ενώ με το πλήκτρο [No] ακυρώνεται η διαδικασία.
Οι επαφές που εισάγονται στο Microsoft Outlook© από την εφαρμογή φέρουν την ένδειξη «SafeCape InsuranceOffice» στο πεδίο «Κατηγορία».
Ο συγχρονισμός είναι μιας κατεύθυνσης πάντα για λόγους ασφάλειας και ακεραιότητας των δεδομένων: από το Insurance.Office προς το Microsoft Outlook©. Αυτό σημαίνει ότι τυχόν αλλαγές που κάνετε στην επαφή στο Microsoft Outlook© δεν περνάνε στο Insurance.Office. Αν μια επαφή δεν υπάρχει στο Microsoft Outlook© δημιουργείται και χαρακτηρίζεται με την κατηγορία «SafeCape InsuranceOffice».



Αν η επαφή υπάρχει, ενημερώνονται τα στοιχεία της ώστε να ανταποκρίνονται στα στοιχεία που έχει το Insurance.Office. Ο έλεγχος για το αν υπάρχει μια επαφή γίνεται βάσει ενός κωδικού που καταγράφει το Insurance.Office όταν δημιουργεί πρώτη φορά την επαφή στο Outlook. Κατά συνέπεια ενδέχεται να δημιουργηθούν διπλοεγγραφές την πρώτη φορά που θα κάνετε συγχρονισμό με το Microsoft Outlook©, αν επαφές που έχετε στο Insurance.Office τις έχετε ήδη καταχωρήσει στο Microsoft Outlook©. Για την αποφυγή περαιτέρω δημιουργίας διπλοεγγραφών, σας προτείνουμε να διατηρήσετε την επαφή που δημιούργησε το Insurance.Office.

Συγχρονισμός προγραμματισμένων επικοινωνιών του Insurance.Office με τα ραντεβού του Microsoft Outlook©


Από όλα τα σημεία που είναι διαθέσιμα αποτελέσματα αναζήτησης προγραμματισμένων επικοινωνιών (πχ αναζήτηση προγραμματισμένων επικοινωνιών ή καρτέλα επαφής-> προγραμματισμένες επικοινωνίες), υπάρχει σε δεξί κλικ διαθέσιμη η ενέργεια «Συγχρονισμός με το Outlook». Προφανώς εφαρμόζεται μόνο για τις επαφές που εσείς έχετε επιλέξει.



Με δεξί κλικ στα αποτελέσματα αναζήτησης προγραμματισμένων επικοινωνιών μπορούμε να επιλέξουμε ποιες από τις προγραμματισμένες επικοινωνίες θέλουμε να συγχρονίσουμε με το Microsoft Outlook©.
Προσοχή: ο συγχρονισμός εφαρμόζεται μόνο σε μελλοντικά ραντεβού όχι σε παρελθόντα.

Για προγραμματισμένη επικοινωνία που γίνεται ραντεβού, τα στοιχεία που μεταφέρονται στο ραντεβού είναι το θέμα, τα τηλέφωνα και η προεπιλεγμένη διεύθυνση της επαφής.



Στην προηγούμενη και επόμενη εικόνα μπορείτε να δείτε πως εμφανίζεται στο Microsoft Outlook© ένα ραντεβού που έχει προέλθει από συγχρονισμό με το Insurance.Office.



Η εμφάνιση τόσο της διεύθυνσης όσο και των τηλεφώνων στον τίτλο του ραντεβού είναι επιλογή που μπορείτε να καθορίσετε από τις επιλογές της εφαρμογή όπως μπορείτε να δείτε στην ακόλουθη εικόνα:



Τι κόστος έχει;


Είναι Standard λειτουργικότητα ;-)

Talk to me nerdy


Με ποιες εκδόσεις του Microsoft Outlook© παίζει;


Το έχουμε τεστάρει με τις εκδόσεις μετά την 2007. Δηλαδή σήμερα που διαβάζετε παίζει με το Office 2007 και Office 2010. Για προηγούμενες εκδόσεις απλά αναφέρουμε ότι η λειτουργικότητα διατίθεται "as is". Πάντως σας προτείνουμε να μεταβείτε στην τελευταία έκδοση του Office 2010 και πάντα να χρησιμοποιείτε νόμιμο λογισμικό. Η εταιρεία μας λόγω της συνεργασίας του Insurance.Office με το Microsoft Office και του ISV Royalty προγράμματος στο οποίο συμμετέχει, έχει τη δυνατότητα να σας προσφέρει την σωστή έκδοση του Microsoft Office στην καλύτερη δυνατή τιμή που μπορείτε να το προμηθευτείτε. Απλά ρωτήστε μας.

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου