Έντυπα συμμόρφωσης με το ΠΔ 190/2006

Σε αυτό το post θα αναφερθούμε στη δυνατότητα του Insurance.Office να παράγει τα συνοδευτικά έγγραφα που οφείλετε - βάσει του Π.Δ. 190/2006 - να δίνετε στους πελάτες σας.


Εικόνα του εντύπου ενημέρωσης που παράγει το Insurance.Office με τα στοιχεία του Διαμεσολαβητή

Σύμφωνα με το Π.Δ. 190 του 2006:

Άρθρο 11 Πληροφορίες που οφείλουν να παρέχουν οι διαμεσολαβητές (άρθρο 12 της Οδηγίας) 1. Ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής, πριν τη σύναψη της αρχικής ασφαλιστικής σύμβασης και, αν είναι αναγκαίο, σε περίπτωση τροποποίησης ή ανανέωσης αυτής, παρέχει στον πελάτη τις ακόλουθες τουλάχιστον πληροφορίες: α) την ταυτότητα και διεύθυνσή του, β) το μητρώο στο οποίο είναι εγγεγραμμένος και τα μέσα για την εξακρίβωση της εγγραφής του, γ) οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση συμμετοχή του σε συγκεκριμένη ασφαλιστική επιχείρηση, όταν η συμμετοχή του υπερβαίνει το 10% των δικαιωμάτων ψήφου ή του κεφαλαίου αυτής, δ) οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση συμμετοχή συγκεκριμένης ασφαλιστικής επιχείρησης ή μητρικής επιχείρησης συγκεκριμένης ασφαλιστικής επιχείρησης που υπερβαίνει το 10% των δικαιωμάτων ψήφου ή του κεφαλαίου του ασφαλιστικού διαμεσολαβητή, ε) τις διαδικασίες που αναφέρονται στο άρθρο 10, οι οποίες επιτρέπουν στους πελάτες και σε κάθε ενδιαφερόμενο, να υποβάλλουν καταγγελίες για τους ασφαλιστικούς και αντασφαλιστικούς διαμεσολαβητές και, ενδεχομένως, για τις διαδικασίες εξώδικης επίλυσης των διαφορών που προβλέπονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 10. Για την προτεινόμενη σύμβαση, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής ενημερώνει επιπλέον τον πελάτη για το κατά πόσον: α) παρέχει συμβουλές βάσει της υποχρέωσης της παραγράφου 2 να παρέχει αμερόληπτη ανάλυση, ή β) έχει συμβατική υποχρέωση να ασκεί δραστηριότητες ασφαλιστικής διαμεσολάβησης αποκλειστικά σε μία ή περισσότερες ασφαλιστικές επιχειρήσεις. Στην περίπτωση αυτή, μετά από σχετικό αίτημα του πελάτη, ενημερώνει αυτόν για τις επωνυμίες των συγκεκριμένων ασφαλιστικών επιχειρήσεων, ή γ) δεν έχει συμβατική υποχρέωση να ασκεί δραστηριότητες ασφαλιστικής διαμεσολάβησης αποκλειστικά σε μία ή περισσότερες ασφαλιστικές επιχειρήσεις ούτε παρέχει συμβουλές βάσει αμερόληπτης ανάλυσης, σύμφωνα με την παράγραφο 2. Στην περίπτωση αυτή, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής, μετά από σχετικό αίτημα του πελάτη, οφείλει να ενημερώσει αυτόν για τις επωνυμίες των ασφαλιστικών επιχειρήσεων με τις οποίες μπορεί να ασκεί και πράγματι ασκεί επιχειρηματικές δραστηριότητες. Για τις περιπτώσεις όπου προβλέπεται ότι μία συγκεκριμένη πληροφορία παρέχεται μόνο μετά από αίτημα του πελάτη, ο πελάτης ενημερώνεται σχετικά με το δικαίωμά του να ζητεί την πληροφορία αυτή. 2. Όταν ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής παρέχει συμβουλές στον πελάτη βάσει αμερόληπτης ανάλυσης και τον πληροφορεί σχετικά, οφείλει να τις παρέχει με βάση την ανάλυση επαρκούς αριθμού ασφαλιστικών συμβάσεων που διατίθενται στην αγορά, ώστε αυτός να είναι σε θέση να προτείνει, σύμφωνα με επαγγελματικά κριτήρια, την ασφαλιστική σύμβαση που θα ανταποκρίνεται πληρέστερα στις ανάγκες του πελάτη. 3. Πριν από τη σύναψη οποιασδήποτε σύμβασης ασφάλισης, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής πρέπει, τουλάχιστον, βάσει ιδίως των πληροφοριών τις οποίες παρέσχε ο πελάτης, να διευκρινίζει τις απαιτήσεις και τις ανάγκες του, καθώς και τους λόγους στους οποίους βασίζονται οι συμβουλές που δίδονται σε αυτόν, σχετικά με συγκεκριμένο ασφαλιστικό προϊόν. Οι διευκρινίσεις αυτές διαφοροποιούνται ανάλογα με το σύνθετο χαρακτήρα της προτεινόμενης ασφαλιστικής σύμβασης. 4. Οι πληροφορίες που αναφέρονται στις παραγράφους 1,2 και 3 δεν χρειάζεται να παρέχονται όταν ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής διαμεσολαβεί στην ασφάλιση μεγάλων κινδύνων και στην περίπτωση αντασφαλιστικής διαμεσολάβησης.

Για να βοηθήσουμε στην κατεύθυνση της συμμόρφωσης των χρηστών του Insurance.Office με την παραπάνω οδηγία του Π.Δ.,
1) εντάξαμε στην εφαρμογή τη δυνατότητα παραγωγής εντύπου που γνωστοποιεί στον πελάτη, τα στοιχεία σας ως διαμεσολαβούντα και τα στοιχεία που διατηρείτε στον Insurance.Office για αυτόν/αυτήν.

2) επίσης εντάξαμε ένα έγγραφο καταγραφής αναγκών για οχήματα, στο οποίο το Insurance.Office συμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία των οχημάτων που σχετίζονται με τον πελάτη και είναι καταγεγραμμένα στο Insurance.Office.  

Πως το χρησιμοποιούμε

Από την αναζήτηση επαφών, επιλέγετε μια από τις επαφές των αποτελεσμάτων και κάνετε δεξί κλικ > «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης». Εκεί επιλέγετε το έντυπο που θέλετε να δημιουργήσετε.  

Χρήση των εγγράφων συμμόρφωσης από την αναζήτηση επαφών

Εναλλακτικά, αν είστε μέσα στην καρτέλα της επαφής μπορείτε από το κουμπί [Ενέργειες] να επιλέξετε «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης». Επιλέγετε το έντυπο που θέλετε να δημιουργήσετε.

Χρήση των εγγράφων συμμόρφωσης μέσα από την καρτέλα επαφής

Για το έντυπο «Αναγκών Πελάτη» πρέπει να προσέξετε ότι: Η εφαρμογή αντλεί όλες τις πληροφορίες που μπορεί να χρησιμοποιήσει. Άρα βάσει των συσχετίσεων, εξάγει τα στοιχεία του/της συζύγου, καθώς και των παιδιών. Επίσης παραθέτει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας που είναι καταγεγραμμένα στο Insurance.Office. Να θυμάστε ότι το παραγόμενο αρχείο είναι Word, άρα μπορείτε να επέμβετε και να διορθώσετε επιτόπου στο κείμενο τυχόν αστοχίες των δεδομένων σας.

Για το έντυπο «Αναγκών Πελάτη-Ασφαλίσεις περιουσίας-Οχήματα» πρέπει να προσέξετε ότι η εφαρμογή βρίσκει όλα τα οχήματα που σχετίζονται με τον πελάτη. Οπότε μπορεί στο έντυπο να απαριθμούνται παραπάνω από ένα οχήματα. Αν κάποιο δεν το θέλετε, μπορείτε να επέμβετε στο παραχθέν αρχείο Word και να το σβήσετε.  

Έντυπο αναγκών, ασφαλίσεις οχημάτων

Πως το ενεργοποιούμε

Το πρότυπο του εντύπου αναγκών βρίσκεται στα πρότυπα εντύπων που εγκαθίστανται με το Insurance.Office και ονομάζεται «ΕΝΤΥΠΟ ΑΝΑΓΚΩΝ ΠΕΛΑΤΗ.docx»
Το πρότυπο του εντύπου που αφορά τα οχήματα επίσης βρίσκεται στα πρότυπα εντύπων που εγκαθίστανται με το Insurance.Office και ονομάζεται «Ασφαλίσεις περιουσίας -Οχήματα.docx»

Ορίζοντας πρότυπα εγγράφων -βήμα 1

Ορίζοντας πρότυπα εγγράφων -βήμα 2

Για τον τρόπο ένταξης των προτύπων αυτών, μπορείτε να δείτε το σχετικό post «Φτιάχνοντας πρότυπα επιστολών».

Προσοχή: Τα πρότυπα που σχετίζονται με την συμμόρφωση στο ΠΔ 190/2006 πρέπει να έχουν ως «Είδος» την επιλογή «Ενημέρωση Πελάτη ΠΔ 190/2006». Μόνο έτσι εντάσσονται στα έγγραφα που είναι διαθέσιμα από την επιλογή «Δημιουργία Εντύπων Συμμόρφωσης».