Τρίτη, 14 Σεπτεμβρίου 2010

Πλήρως ψηφιοποιημένο αρχείο


Είχατε σκεφτεί ποτέ να έχετε ηλεκτρονικά το δίπλωμα, την άδεια, το Αστυνομικό Δελτίο Ταυτότητας των πελατών σας, ώστε να μην χρειάζεται να τους ταλαιπωρείτε κάθε φορά που χρειάζεται να στείλετε στην εταιρεία ένα αντίγραφο;

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ γιατί δεν μπορείτε να βρείτε το ψηφιοποιημένο δίπλωμα ενός πελάτη στο φάκελο που τα φυλάει η γραμματεία σας με αυτά τα περίεργα ονόματα που τους δίνει;

Έχετε ποτέ «χάσει» το αρχείο σας γιατί «έσκασε» ο δίσκος με τα ψηφιοποιημένα έγγραφα σας και το Backup σας είναι παλιό;

Είχατε φανταστεί ποτέ να έχετε τα πάντα ηλεκτρονικά και να μην χρειάζεται να ανατρέχετε σε φακέλους, καρτέλες και αρχεία;

Αν η απάντηση έστω και σε μια από τις παραπάνω ερωτήσεις είναι «ναι», συνεχίστε να διαβάζετε γιατί σας κάναμε την ζωή εύκολη. Αν η απάντηση είναι σε όλα «όχι», ή έχετε document management system ή μάλλον πρέπει να δείτε πως δουλεύει ο υπόλοιπος κόσμος. Αλλά και document management system να έχετε, αυτό που σας προτείνουμε έχει ένα μοναδικό και ανυπέρβλητο πλεονέκτημα: Είναι ενσωματωμένο στο σύστημα διαχείρισης του Πρακτορείου σας, μόνο ένα κλικ μακριά από τον κέρσορα σας.
Επίσης ένα μοναδικό πλεονέκτημα που σας προσφέρεται είναι ότι το Insurance.Office αποθηκεύει τα έγγραφα μέσα στην βάση δεδομένων του. Οπότε: πήρατε backup; Τα έχετε όλα στο backup σας. Και ξέρετε πως παίρνετε backup στο Insurance.Office; Με ένα mouse click!



Τι κόστος έχει;


Είναι Standard λειτουργικότητα από καταβολής Insurance.Office ;-)


«Ψήθηκα»! πως το κάνω; (How-to section)




Επισυνάπτοντας ηλεκτρονικά αρχεία που ήδη έχουμε


Στην ενότητα «Ψηφιοποιημένα Σχετικά Έγγραφα» μπορούμε να επισυνάψουμε στην Καρτέλα της Επαφής οσαδήποτε ψηφιοποιημένα έγγραφα την αφορούν, π.χ. Δελτίο Ταυτότητας, Δίπλωμα Οδήγησης κλπ. Με το πλήκτρο [Προσθήκη] επισυνάπτουμε ένα νέο έγγραφο, με το πλήκτρο [Διαγραφή] αφαιρούμε το επιλεγμένο έγγραφο, ενώ με το πλήκτρο [Άνοιγμα Αρχείου] ανοίγουμε το επιλεγμένο έγγραφο.

Πατώντας [Προσθήκη] ανοίγει η οθόνη επιλογής εγγράφου. Ο προεπιλεγμένος τύπος αρχείου είναι Εικόνες (*.BMP, *.JPG, *.GIF, *.PNG), οπότε στην περίπτωση που θέλουμε να επισυνάψουμε ένα διαφορετικό τύπο αρχείου π.χ. MS Word, επιλέγουμε «Όλα τα αρχεία (*.*) » στο πεδίο “Files of type”. Αφού εντοπίσουμε και επιλέξουμε το αρχείο που μας ενδιαφέρει, πατάμε [Open].


Για οικονομία χώρου, η εφαρμογή αναλαμβάνει να συμπιέσει σε μορφή JPEG τις επισυναπτόμενες εικόνες που έχουν μέγεθος μεγαλύτερο από 500KB. Πατώντας [Yes] στο διάλογο της παρακάτω εικόνας, η εικόνα συμπιέζεται και αποθηκεύεται, ενώ πατώντας [Νο] αποθηκεύεται στην αρχική της μορφή.

Στην περίπτωση μεγάλων αρχείων, που δεν είναι αρχεία εικόνας, η εφαρμογή παρουσιάζει ενα προειδοποιητικό μήνυμα. Πατώντας [Yes] στο διάλογο της παρακάτω εικόνας το αρχείο αποθηκεύεται, ενώ πατώντας [Νο] ακυρώνεται η αποθήκευση.

Μετά την επισύναψη του εγγράφου μπορούμε να προσθέσουμε μια Περιγραφή και να επιλέξουμε τον τύπο του εγγράφου από τη στήλη «Τύπος εγγράφου». Οι τιμές της στήλης «Τύπος εγγράφου» διαμορφώνονται στην οθόνη Παράμετροι Εφαρμογής > Άλλες Παράμετροι > Τύποι Εγγράφων Επαφών.

Ψηφιοποιώντας έγγραφα από την εφαρμογή


Αν στον υπολογιστή που δουλεύετε είναι εγκατεστημένο scanner, θα δείτε ότι στον expander «ψηφιοποιημένα έγγραφα», τόσο στην καρτέλα επαφής, όσο και στην καρτέλα παραστατικού το κουμπί [Ψηφιοποίηση] είναι ενεργοποιημένο.
Αν το πατήσουμε ανοίγει η default εφαρμογή ψηφιοποίησης των Windows. Κάνουμε προεπισκόπηση ή ψηφιοποίηση ανάλογα με το τι θέλουμε (η εικόνα μπορεί να διαφέρει από λειτουργικό σε λειτουργικό και από γλώσσα σε γλώσσα)


Εφόσον πατήσουμε το κουμπί για την ψηφιοποίηση στον διάλογο που μας άνοιξε, το έγγραφο ψηφιοποιείται και αποθηκεύεται αυτόματα δημιουργώντας μια νέα εγγραφή στα ψηφιοποιημένα μας έγγραφα, όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα.


Συμπληρώνουμε αν θέλουμε την περιγραφή του τι αφορά το ψηφιοποιημένο αρχείο και το χαρακτηρίζουμε ως προς τον τύπο εγγράφου.


Στην έκδοση 2.1 βελτιώθηκε η ενότητα των ψηφιοποιημένων εγγράφων, κυρίως με την αλλαγή του πίνακα, που δείχνει τα έγγραφα, καθώς παρέχεται η δυνατότητα φιλτραρίσματος των περιεχόμενων κάθε στήλης του πίνακα, ενώ - για ακόμα μεγαλύτερη ευκολία - προστέθηκε το πεδίο κειμένου «Φίλτρο», που επιτρέπει να φιλτράρονται τα έγγραφα, που εμφανίζονται, με βάση αυτό που πληκτρολογεί ο χρήστης κάθε στιγμή.


Στόχος είναι η διευκόλυνση χρηστών που έχουν πολλά έγγραφα σε επαφές, συμβόλαια ή ζημιές.

Που να βάλω ένα έγγραφο; Στην καρτέλα επαφής ή στην καρτέλα συμβολαίου;


Εξαρτάται το είδος του εγγράφου. Αν το έγγραφο αφορά αποκλειστικά το παραστατικό, το επισυνάπτουμε στο παραστατικό. Αν όμως αφορά την επαφή (παραδείγματα: Δελτίο Αστυνομικής Ταυτότητας, Δίπλωμα Οδήγησης, Άδεια κυκλοφορίας) τα βάζουμε στην καρτέλα επαφής. Ο λόγος είναι ότι σε κάθε παραστατικό που αφορά την επαφή εμφανίζονται τα συνημμένα της επαφής (τα οποία δεν μπορούν διαγραφούν-προστεθούν από την καρτέλα παραστατικού).

Talk to me nerdy


Πόσα αρχεία μπορώ να επισυνάψω στην καρτέλα επαφής και στην καρτέλα συμβολαίου;


Όσα θέλετε. Τελεία και παύλα (.-)

Τι είδους αρχεία μπορώ να επισυνάψω;


Οτιδήποτε είναι σε μορφή ενός ηλεκτρονικού αρχείου! Και εννοούμε οτιδήποτε. Αρκεί να μην είναι πολύ τεράστιο ε; δηλαδή πάνω από 10 MB. Όχι τίποτα άλλο, αλλά να έχει νόημα…
Οπότε: εικόνες, κείμενα, συμπιεσμένα αρχεία, pdf και ότι άλλο θέλετε.

Και πως θα τα δω;


Το Insurance.Office όταν ανοίγει ένα αρχείο που έχει επισυναφθεί, λέει στα Windows να το ανοίξουν. Συνεπώς θα το δείτε μέσα από την εφαρμογή που είναι προκαθορισμένη στα Windows να χειρίζεται αυτά τα αρχεία. Για παράδειγμα, ένα pdf αρχείο θα ανοίξει με το Adobe Reader. Αν στον υπολογιστή που δουλεύετε προσπαθήσετε να ανοίξετε ένα αρχείο και τα Windows σας πουν ότι δεν ξέρουν πώς να το ανοίξουν σημαίνει ότι το έχει καταχωρήσει κάποιος συνεργάτης σας από άλλο υπολογιστή και απλά εσείς δεν έχετε εγκατεστημένη τη συγκεκριμένη εφαρμογή στον υπολογιστή σας. Οπότε πράξτε ανάλογα…

Θα μεγαλώσει η βάση μου;


Ναι. Τόσο, όσο είναι το μέγεθος του αρχείου που επισυνάπτετε. Οπότε καλό θα ήταν να είναι όσο γίνεται πιο μικρά.

Έχω εναλακτική;


Το Insurance.Office σας δίνει τη δυνατότητα -εφόσον το επιθυμείτε- να αποθηκεύετε τα επισυναπτόμενα έγγραφα στο cloud (Azure) που διαθέτει η Microsoft. Έτσι μπορείτε να μειώσετε τον όγκο των δεδομένων που παίρνετε backup. Οπότε διατηρείτε την βάση με τα δεδομένα σας στο server στο γραφείο και τα σκαναρισμένα έγγραφα μεταφέρονται, φυλάσσονται και προβάλλονται από το συννεφο.


Παρακολουθήστε το σχετικό video!Αν αποφασίσετε να μεταφέρετε το αρχείο των εγγράφων σας στο cloud, εκτός από την ασφάλεια που σας παρέχει, η εταιρεία μας θα σας διαθέσει και web UI (μέσω browser) που σας επιτρέπει απ' οπουδήποτε να μπείτε και να δείτε τα έγγραφα του αρχείου σας. Ακόμα και από υπολογιστή που δεν είναι εγκατεστημένο το Insurance.Office.

Ποια είναι η καλύτερη πρακτική κατά την χρήση;


Λίγη θεωρία:
Αν μιλάμε για αρχεία εικόνων (.jpg, .gif, .bmp, .png, .tiff, κτλ) πρέπει να ξέρετε ότι έχουμε σχεδόν πάντα συμπίεση με απώλειες. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι όταν συμπιέζεται ένα αρχείο εικόνας χάνουμε από την ποιότητα του. Στην πραγματικότητα τα περισσότερα από τα παραπάνω format είναι αλγόριθμοι συμπίεσης. Το καλό νέο όμως είναι ότι οι απώλειες στην ποιότητα δεν είναι πρακτικά αποτρεπτικές, μερικές φορές μάλιστα δεν μπορούμε καν να τις διακρίνουμε. Γι' αυτό και εμείς αν η εικόνα είναι πάνω από 500KB σας ρωτάμε αν θέλετε να την συμπιέσουμε.
Για αρχεία .pdf η συμπίεση είναι πρακτικά χωρίς κανένα όφελος. Συνεπώς προτιμάμε να μην επισυνάπτουμε .pdf αρχεία - ιδιαίτερα αν είναι μεγάλα (πάνω από 2-3 ΜΒ).
Για τα αρχεία του Microsoft Office (word, excel, κτλ) πριν την έκδοση 2007: Συμπιέζονται πολύ καλά με κάποιο από τα γνωστά προγράμματα συμπίεσης (winzip, winrar, κτλ). Σύντομα θα το κάνουμε και αυτό εμείς για εσάς ;-)
Για τα αρχεία του Microsoft Office (word, excel, κτλ) από την έκδοση του 2007 και μετά, αν δεν το ξέρετε σας ενημερώνουμε ότι είναι συμπιεσμένα!
Οπότε έχουμε και λέμε:
  • Ρυθμίζουμε το scanner μας να δημιουργεί αρχεία .jpg κατά προτίμηση, και δευτερευόντως .png και .tif. Όχι .bmp γιατί είναι μεγάλα χωρίς λόγο. Καλό είναι να κρατάμε το κομμάτι της εικόνας που μας ενδιαφέρει ώστε να μειώνουμε το μέγεθος της εικόνας και να έχουμε καλύτερες εικόνες. Που ξέρετε μπορεί να δείτε OCR (εξάγει το κείμενο από μια εικόνα) ενσωματωμένο στο Insurance.Ofiice στο μέλλον ;-)
  • Αποφεύγουμε αν μπορούμε να επισυνάπτουμε pdf
  • Επισυνάπτουμε ελεύθερα αρχεία του Microsoft Office. Αν έχουμε έκδοση πριν την έκδοση 2007, αν το αρχείο είναι μεγάλο (πάνω από 2 ΜΒ) καλό θα ήταν να το συμπιέσουμε πριν το επισυνάψουμε. Κάνετε λίγη υπομονή - δεν θα το κάνετε για πολύ ;-)
Όλα τα άλλου είδους άλλα αρχεία -αν είναι μεγάλα- καλό είναι να τα συμπιέζετε.