«Τυπώνω-Πληρώνω»: Ημερομηνία εκτύπωσης συμβολαίου και Πρόσθετων Πράξεων

Εισαγωγή

Ένας από τους κοινούς προβληματισμούς των ανθρώπων που χειρίζονται τις εφαρμογές διαχείρισης ασφαλιστικών γραφείων μετά την υιοθέτηση του «τυπώνω-πληρώνω» από όλες σχεδόν τις ασφαλιστικές εταιρείες, είναι η εκκαθάριση με την εταιρεία αλλά κυρίως με τους συνεργάτες τους.
Ο προβληματισμός αυτός είναι ιδιαίτερα έντονος στην περίπτωση που μέχρι τώρα έκαναν εκκαθάριση βάσει πινακίου (ή αλλιώς «βάσει εκδοθέντων»).
Σε αυτό το post θα εξηγήσουμε πώς μπορείτε να κάνετε την ζωή σας ευκολότερη με το Insurance.Office αναλύοντας τους διαφόρους αυτοματισμούς για την συμπλήρωση της ημερομηνίας εκτύπωσης που πλέον γίνεται πιο σημαντική από την ημερομηνία έκδοσης.

Καθορίζοντας πότε τυπώνεται ένα ανανεωτήριο ή αρχικό συμβόλαιο

Ο κανόνας είναι ότι για το ανανεωτήριο ή αρχικό συμβόλαιο (στο εξής όταν διαβάζετε «συμβόλαιο», εννοούμε τα αρχικά και τα ανανεωτήρια), όταν το τυπώνετε για να το δώσετε (είτε στον πελάτη, είτε στον συνεργάτη), οφείλετε να συμπληρώσετε την ημερομηνία εκτύπωσης του. Αυτό μπορεί να γίνει από την καρτέλα συμβολαίου όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα

Εικόνα 1: Παράμετροι στην καρτέλα διαχείρισης κλάδων ασφαλιστικών εταιρειών

Εναλλακτικά μπορεί να οριστεί ως ενέργεια στα αποτελέσματα αναζήτησης συμβολαίων όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα.

Εικόνα 2: Από τα αποτελέσματα αναζήτησης συμβολαίων, μπορείτε να ορίσετε μαζικά με δεξί κλικ, την ημερομηνία εκτύπωσης

Σε αυτή την περίπτωση, η εφαρμογή θα σας ρωτήσει την ημερομηνία, όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα. Φυσικά μπορείτε από την αναζήτηση συμβολαίων να ορίσετε μαζικά την ημερομηνία εκτύπωσης των συμβολαίων αν επιλέξετε μερικά και ζητήσετε να ορίσετε την «ημ. Εκτύπωσης»

Εικόνα 3: όταν ορίζετε μαζικά την ημερομηνία εκτύπωσης των παραστατικών, το Insurance.Office σας ρωτάει την ημερομηνία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

Με αυτό τον τρόπο ξέρετε πότε ακριβώς τυπώσατε το συμβόλαιο (και άρα το χρεωθήκατε στην εταιρεία) και συνεπώς πότε οφείλετε να το αποδώσετε στην εταιρεία ανάλογα με τον κανονισμό της εκάστοτε εταιρεία.

Για να σας βοηθήσουμε να παρακολουθήσετε το πότε πρέπει να αποδοθεί το συμβόλαιο στην εταιρεία σας δίνουμε τη δυνατότητα να ορίσετε ανά κλάδο εταιρείας το χρονικό διάστημα (από την ημερομηνία εκτύπωσης) μέσα στο οποίο πρέπει να αποδώσετε το συμβόλαιο. Αυτό μπορείτε να το ορίσετε συμπληρώνοντας τον αριθμό των ημερών (ημερολογιακές μέρες) -εικόνα 4.

Εικόνα 4: Στην καρτέλα διαχείρισης κλάδων Ασφαλιστικών Εταιρειών, μπορείτε να ορίσετε ακριβώς πότε πρέπει να αποδώσετε τα ασφάλιστρα στην εταιρεία

 

Ή ορίζοντας ότι η απόδοση πρέπει να γίνει την ερχόμενη Παρασκευή (όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα 5). Σημειώνουμε ότι αν το συμβόλαιο τυπωθεί Παρασκευή ή μέσα στο σαββατοκύριακο, η απόδοση προγραμματίζεται για την επόμενη Παρασκευή.

Εικόνα 5: Στην καρτέλα διαχείρισης κλάδων Ασφαλιστικών Εταιρειών, μπορείτε να ορίσετε ότι αποδίδετε ασφάλιστρα κάθε παρασκευή

 

Η ημερομηνία απόδοσης στην εταιρεία, συμπληρώνεται από την εφαρμογή, στην καρτέλα συμβολαίου, στο πεδίο «ημερομηνία απόδοσης» που εμφανίζεται δίπλα στην «ημερομηνία εκτύπωσης» όταν αυτή συμπληρωθεί.

Εικόνα 6: Στην καρτέλα συμβολαίου, εμφανίζεται η "ημερομηνία απόδοσης" όπως αυτή έχει υπολογιστεί βάσει της ημ. Εκτύπωσης

  

Σημείωση: επειδή η συμπλήρωση της «ημερομηνία απόδοσης» γίνεται κατά την αποθήκευση, αν θέλετε να βεβαιωθείτε για την ημερομηνία που υπολόγισε η εφαρμογή, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί [Ανανέωση], ώστε να ζητήσετε να δείτε το συμβόλαιο όπως αυτό αποθηκεύτηκε στην βάση δεδομένων.

Αναζητήσεις με βάσει την «ημερομηνία απόδοσης»

Η «ημερομηνία απόδοσης» χρησιμοποιείται στην αντίστοιχη αναζήτηση που σας δείχνει τι πρέπει να αποδοθεί στην εταιρεία τις επόμενες ημέρες (εμφανίζεται στην πρώτη σελίδα ως «Συμβόλαια τυπώνω-πληρώνω προς απόδοση»).

Εικόνα 7: Στην αρχική σελίδα της εφαρμογής, μπορείτε να δείτε τα συμβόλαια που είναι να αποδοθούν τις επόμενες 3 μέρες

Επίσης αναζήτηση με βάσει την «ημερομηνία απόδοσης» (όπως αυτή έχει καθοριστεί από την ημερομηνία εκτύπωσης) μπορείτε να κάνετε από την αναζήτηση προγραμματισμένων πληρωμών. Όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα, για να κάνουμε αναζήτηση αρκεί να επιλέξουμε ως «Δικαιούχο» την επιλογή «Ασφαλιστική Εταιρεία», ως «ημ/νία Παραστ/κού» την επιλογή «Μέγιστη Ημ. Απόδοσης Ασφαλίστρου» και «υπόλοιπο» την επιλογή «<>0». Εννοείται ότι θα πρέπει να ορίσετε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει στα κριτήρια αναζήτηση «Από» και «Έως»

Εικόνα 8: Αναζήτηση μα βάσει την "ημερομηνία απόδοσης" μπορείτε να κάνετε και από την οθόνη αναζήτησης προγραμματισμένων πληρωμών

Αυτοματισμοί στην συμπλήρωση της ημ. Εκτύπωσης αρχικών συμβολαίων

Εικόνα 9: Η επιλογή "Αυτόματη καταγραφή ημ. εκτύπωσης"

Στους κλάδους εταιρειών, υπάρχει η επιλογή «Αυτόματη καταγραφή ημ. Εκτύπωσης». Αν την επιλέξετε, στα αρχικά συμβόλαια (μόνο) που θα εισάγονται μέσω γέφυρας στην εφαρμογή, συμπληρώνεται αυτόματα ως «ημ. Εκτύπωσης» η ημερομηνία έκδοσης του αρχικού συμβολαίου. Αυτό μπορεί να σας γλυτώσει χρόνο, στις εταιρείες που θεωρούν τα αρχικά συμβόλαια που εκδίδουν, ως τυπωμένα. Επίσης μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε για εταιρείες που ακόμα σας εκκαθαρίζουν «βάσει εκδοθέντων». Οπότε εσείς παρακολουθείτε μόνο έναν τρόπο εκκαθάρισης, δηλαδή αυτόν της εκκαθάρισης βάσει εκτυπωμένων.  

Αυτοματισμοί στην συμπλήρωση της ημ. Εκτύπωσης σε πρόσθετες πράξεις

Εικόνα 10: Η επιλογή "Αυτόματη καταγραφή Ημ. Εκτύπωσης (μόνο για ΠΠ)

 

Στους κλάδους εταιρειών, υπάρχει η επιλογή «Αυτόματη καταγραφή ημ. Εκτύπωσης (μόνο για ΠΠ)». Αν την επιλέξετε, όταν εισάγονται ΠΠ μέσω γέφυρας αν το συμβόλαιο που αφορά η ΠΠ έχει συμπληρωμένη ΠΠ, τότε αυτόματα συμπληρώνεται ως «ημ. Εκτύπωσης» της πρόσθετης πράξης, η ημερομηνία έκδοσης της πρόσθετης πράξης. Αν το συμβόλαιο που αφορά η ΠΠ δεν έχει εκτυπωθεί (δεν έχει συμπληρωμένη «ημ. Εκτύπωσης» ), δεν συμπληρώνεται τίποτα στην «ημ. Εκτύπωσης» της ΠΠ.  

Εικόνα 11: Η παράμετρος "Αυτόματη συμπλήρωση Ημ. Εκτύπωσης ΠΠ από το συμβόλαιο"

Επίσης στους κλάδους εταιρειών, υπάρχει η επιλογή «Αυτόματη συμπλήρωση Ημ. Εκτύπωσης ΠΠ από το συμβόλαιο». Αυτή η επιλογή αφορά συμβόλαια που δεν έχουν εκτυπωθεί (δεν έχουν συμπληρωμένη την «ημ. Εκτύπωσης»), και έχουν ΠΠ. Σε αυτή την περίπτωση, αν ο χρήστης συμπληρώσει «ημ. Εκτύπωσης» στο συμβόλαιο, αν οι ΠΠ που το αφορούν δεν έχουν «ημ. Εκτύπωσης», το Insurance.Office συμπληρώνει αυτόματα ως «ημ. Εκτύπωσης» των ΠΠ, την ημερομηνία εκτύπωσης του συμβολαίου (επαναλαμβάνουμε: εφόσον αυτές δεν έχουν «Ημ. Εκτύπωσης» συμπληρωμένη). Έτσι, όταν εκκαθαρίσετε το συμβόλαιο, μαζί θα εκκαθαριστούν και οι ΠΠ που το αφορούν.